Clockify
- Beste für
- Teams mit Budget-Druck
- Preis (Richtwert)
- Free + Paid
- Besonderheit
- Großzügiger Free-Tier
Zeiterfassung Tools 2026
Timer, Projekte, Rechnungen — für Remote, Freelancer und KMU.
Tool einreichenOhne saubere Zeiterfassung verlieren Freelancer und Agenturen jeden Monat abrechenbare Stunden — und Remote-Teams unterschätzen Projekte, weil niemand sieht, wo die Zeit wirklich landet. Die richtige App verbindet Timer, Projekte, Freigaben und Rechnungsexport, ohne dass jeder Mitarbeiter ein Excel-Monster pflegt. Dieser Vergleich 2026 ordnet Clockify, Toggl Track, Harvest, Timely und weitere Tools nach typischer Nutzung: Solo-Freelancer, Agentur mit Kundenprojekten oder internes Produktteam — inklusive Preislogik, Integrationen und typischen Fallstricken bei DSGVO und Überstunden.
So haben wir verglichen
Bewertet wurden Einstiegspreis pro Nutzer, Free-Tier-Limits, mobile Apps, Freigabe-Workflows für Manager, Export (CSV, PDF, DATEV-tauglich wo möglich), Integrationen (Notion, Asana, Jira, QuickBooks) und ob automatische Erfassung (Timely) oder manueller Start (Toggl) besser zu eurer Kultur passt. Wir haben keine Steuerberatung ersetzt — prüft Arbeitszeitgesetz und Verträge mit eurem Steuerberater.
Zeiterfassung im Kurzvergleich
Toggl Track
- Beste für
- Einfache UX, Freelancer
- Preis (Richtwert)
- Freemium
- Besonderheit
- Schneller Timer-Start
Harvest
- Beste für
- Agentur + Rechnung
- Preis (Richtwert)
- Paid
- Besonderheit
- Zeit + Rechnung in einem
Timely
- Beste für
- Wenig manuelles Klicken
- Preis (Richtwert)
- Premium
- Besonderheit
- KI-gestützte Vorschläge
TimeCamp
- Beste für
- Monitoring + Zeit
- Preis (Richtwert)
- Freemium
- Besonderheit
- Desktop-Aktivität optional
Hubstaff
- Beste für
- Remote-Mitarbeiter
- Preis (Richtwert)
- Paid
- Besonderheit
- Screenshots optional (Sensibel!)
Beste Einsatzfälle
Clockify: Agenturen mit vielen Projekten und knappem Budget — Free-Tier reicht oft für den Start. Toggl Track: Freelancer und kleine Teams, die nur stundenweise abrechnen wollen. Harvest: Wenn aus erfasster Zeit direkt eine Kundenrechnung entstehen soll. Timely: Wissensarbeiter, die vergessen, den Timer zu starten. TimeCamp/Hubstaff: Nur wenn ihr bewusst Produktivitäts-Monitoring wollt — Transparenz mit dem Team klären, sonst Vertrauensverlust.
Pros und Cons — Toggl Track
Vorteile
- Sehr schneller Start/Stopp auf Desktop und Handy
- Übersichtliche Reports für Kunden
- Gute Integrationen (Asana, Jira, QuickBooks)
Nachteile
- Erweiterte Features kosten pro Nutzer
- Weniger Rechnungsmodul als Harvest
- Automatische Erfassung nur begrenzt
Abrechnung und Steuer
Exportiere monatlich CSV oder PDF für den Steuerberater und markiere nicht abrechenbare Zeiten (Admin, Weiterbildung) als eigene Kategorie. Bei Festpreis-Projekten trotzdem tracken — sonst wisst ihr nie, ob der Stundensatz stimmt. In Deutschland können Arbeitszeitnachweise relevant sein; klärt das mit eurem Berater, besonders bei Minijobs und Werkstudenten.
Empfehlung 2026
Freelancer solo: Toggl Track oder Clockify Free. Agentur mit Rechnungen: Harvest. Remote-Team ohne Mikromanagement: Clockify oder Toggl — keine Screenshot-Tools ohne klare Policy.
Einführung in 4 Schritten
- 1
Projektstruktur festlegen
Ein Kunde = ein Projekt, Aufgaben als Unterordner — sonst wird Reporting unlesbar.
- 2
Regeln kommunizieren
Wann wird getrackt? Pausen? Interne Meetings? Schriftlich im Team-Wiki.
- 3
Testmonat mit einem Projekt
Export und Rechnungs-PDF prüfen, bevor alle Nutzer-Lizenzen gebucht werden.
- 4
Mit PM-Tool verbinden
Notion, Asana oder Jira verknüpfen — doppelte Pflege vermeiden.
FAQ Zeiterfassung
Ist Zeiterfassung für Freelancer Pflicht?
Für die Abrechnung beim Kunden praktisch ja — auch ohne gesetzliche Pflicht hilft es, Leistungen nachzuweisen. Speichert Belege und Projektbeschreibungen mit.
Clockify oder Toggl — was ist günstiger?
Beide haben Free-Tiers. Bei 5+ Nutzern und Reports lohnt ein Preisvergleich auf den Anbieterseiten — Listenpreise ändern sich.
DSGVO bei Tracking-Tools?
Verarbeitungsvertrag (AVV) mit dem Anbieter, EU-Server prüfen, bei Hubstaff/TimeCamp Beschäftigten informieren und Screenshots nur mit Einwilligung.
Tool auf Trivyno listen?
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